Jumat, 21 Januari 2011

tugas softskill 2

BAB 1. ARTI PENTINGNYA ORGANISASI DAN METODE
1.  Pengertian Organisasi  dan  Metode
 Istilah organisasi dapat diartikan sebagai :
  Wadah : tempat sekelompok manusia untuk saling bekerja sama.
  Proses   : cara mengerjakan suatu penyelesaian masalah yang di pakai oleh manusia secara efisien.
  Metode : suatu pedoman cara tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.
Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan.
Dalam pengertian tersebut terkandung maksud :
a.      Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat­tepatnya
b.      Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen
c.      Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia
d.      Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan

       Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manajer) yang harus dilakukan dengan rnempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.

Kegiatan manajemen terdiri dari :
a. Planning (perencanaan) : Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang HAM dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang se­benarnya diperlukan dalam rangka rnengarahkan tujuan dan sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan.
     b. Organizing (pengorganisasian) : Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi ­fungsi tersebut secara tepat dalam pelaksanaan dan pembagian kerja.
      c. Motivating (pendorongan) : Merupakan proses kegiatan yang hams dilakukan untuk membina dan men­dorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai.
      d. Controlling (pengendalian) : Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan.

Sumber-sumber yang dimaksud disebut 6 M (The six M's in management istilah George R Terry) yaitu:
a.                                        1. Manusia atau tenaga kerja (manpower)
b.                                       2. Uang atau (Jana (money)
c.                                        3. Bahan-bahan atau material (materials)
d.                                       4. Mesin dan peralatan (machines and equipment)
e.                                        5. Tata kerja atau (methods)
f.                                        6.  Pasar (market)

2.  Manajemen dan Organisasi
Manajemen adalah proses kegiatan pen­capaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung penger­tian adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerjasama di satu pihak dengan tujuan di pihak lain.
     Organisasi yang pada pokoknya secara fungsional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerja sama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan . Jadi dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.
3.  Manajemen dan Tata Kerja
Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.


Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :
a.      Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber da waktu yang tersedia
b.      Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapai tujuan
c.      Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.


Jadi hubungan
                  
                  Manajemen :


                   Tata Kerja :
antara manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti di bawah ini  :
Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelak sanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.
Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesua dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.



Jawaban “ PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL “ :
 
I.  1.  C. Actuating
    2.  B. Organizing
    3.  C.  Pemberian Cuti
    4.  C. Methode dan Market
    5.  C. Mass Machine

BAB  2. RUANG LINGKUP ORGANISASI METODE

1. Sifat dan Maksud Organsisasi dan Metode
      Pengertian organisasi dan metode, antara manajemen, organisasi dan tata kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berarti diharapkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar.
     Jadi sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang diper­gunakan dalam rangka pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi.

2. Pengertian  Efisiensi
      Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan. Kalau dirumuskan sebagai berikut:

Efisiensi = Output dibagi Input

Adapun syarat pencapaian efisiensi dalam 0 & M adalah sebagai berikut:
1.       Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dad hasil kerja tersebut juga harus diper­hatikan.
2.      Ekonomi artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
3.      Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.
4.      Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keter­batasan kemampuan perseorangan.
5.      Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang
6.      Prosedur kerja yang praktis. dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mecerminkan bahwa 0 & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan.

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui:
 1.   Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
2.      Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat
3.      Pelaksanaan fungsi- fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat­tepatnya.
4.      Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.



3. Ruang Lingkup Organisasi dan Metode
Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope 0 & M adalah sebagai berikut:
1.    Analisis organisasi (organization analysis).
2.    Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).
3.    Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedures an i systems).
4.    Pentingnya feeliing dari segi 0 & M.
5.     Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).
6.    Pentingnya formulir dari segi 0 & M .
7.    Pendayagunaan mesin kantor (office machine).
8.    Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).
9.    Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja (office layout and space planning).
10.  Pentingnya penulisan laporan dalam 0 & M.
11.  Pentingnya buku pedoman kerja.
12.  Pentingnya 0 & M anggaran belanja.
13.  Analisis kepegawaian.
14.  Pentingnya penyederhanaan kerja.
15.  Organisasi unit 0 & M.
16.  Kesimpulan akhir (final conclusion).

Jawaban “ PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL “ :
 
I.  1.  D. Jawaban salah semua
    2.  D. Rasionalitas terbaik antara input dengan outputnya
    3.  D. Target tercapai sesuai dengan yang diharapkan
    4   A. Effective
    5.  A. Masalah tersebut memberikan bantuan yang tepat dalam pelaksanaan fungsi­fungsi manajemen

Tidak ada komentar:

Posting Komentar